Блог ИТ склеротика. Настройка шаблонов писем и расширенного автоответчика в Gmail

Страницы

Расширенный поиск в статьях блога

18 апреля 2012 г.

Настройка шаблонов писем и расширенного автоответчика в Gmail

Gmail изначально отличалась несколько своеобразным интерфейсом, что положительно выделяло ее среди «коллег по цеху».

    Например, идеологию формировать цепочки писем на основе темы, в которую я буквально влюбился практически сразу, со временем скопировали очень многие почтовые системы — начиная от Яндекса, заканчивая Mozilla Thunderbird и Lotus Notes.

    Но, как известно, пользователи довольно тяжело воспринимают разного рода нововведения и со временем, Google пошел на встречу тому, думаю, не самому большому проценту пользователей, и добавил в настройки возможность выключить цепочки в Gmail.

    Однако, не смотря на инновационность подхода ко многим задачам, периодически в Gmail обнаруживается видимое отсутствие определенного функционала, который де-факто давно уже считается стандартом для электронной почты. Насколько я могу судить, именно для исправления этой ситуации, Google и добавил к Gmail поддержку Google Labs — т.н.«лаборатории Google», в которой тестируются и обкатываются те функциональные решения, которые по некоторым причинам не были добавлены в public, но доступны пользователям по отдельному запросу.

    Сегодняшняя статья является небольшим лайфхаком по использованиюGoogle Labs в Gmail, который позволит вам ускорить работу с электронной почтой и минимизировать временные затраты на рутинные операции.

    Как включить поддержку Google Labs для Gmail

    Для этого нужно в правом верхнем углу нажать на иконку колбы, или нажать«Настройки» и выбрать в верхнем меню пункт «Экспериментальные функции».

    Шаблоны писем и настройка автоответчика в Gmail

    Как настроить шаблоны писем в Gmail

    К одной из не-public-функций относится и система построения шаблонов писем для Gmail.  Некоторое время назад я столкнулся с необходимостьюотправлять несколько писем практически одинакового содержания(исключая пару строк) — разным получателям. Изначально понятно, что каждый раз открывать письмо из отправленных, копировать весь текст, сохраняя форматирование — это не выход.

    Соответственно, я начал искать стандартную функцию для любого почтового клиента, а именно — шаблоны писем. Как выяснилось, в public такая функция действительно отсутствовала, но зато была в наличии в Google Labs для Gmail. Называется она «Шаблоны ответов».

    Как настроить шаблоны писем в Gmail

    Итак, для включения «Шаблоны ответов» в Gmail, мы идем в Google Labs и активируем соответствующую опцию, выбрав «Включить» и после этого сохраняем изменения с помощью кнопки в нижней части страницы.

    Теперь, когда мы включили функцию, нужно разобраться с тем — как создать шаблон письма в Gmail. Делается это следующим образом:

    1. Создаем новое письмо и сохраняем его как шаблон

       

  • Пишем новое письмо.

  • Выбираем пункт «Готовые ответы».

  • Выбираем пункт «Создать готовый ответ...»

    1.  

    Создаем новое письмо в Gmail и сохраняем его как шаблон.

    2. Проверяем корректность нового шаблона

       

  • Создаем новое письмо в Gmail.

  • Выбираем «Вставить» и название шаблона (на предыдущем шаге я назвал его «Шаблон готового письма»).

  • Наслаждаемся полученным результатом.

    1.  

    Проверяем корректность нового шаблона

    Таким образом, воспользовавшись функциями Google Labs, мы получили вGmail полноценную систему шаблонов писем, управляемых непосредственно из окна создания и редактирования письма. Обратите внимание, что по нажатию на «Готовые ответы», вы можете не только создавать и вставлять шаблоны, но также и удалять их  случае необходимости.

    Как создать расширенный автоответчик в Gmail

    Я уверен, что Google бы никогда не стал многомиллиардной корпорацией, если бы не предусматривал использование некоторых функций в общей связке — причем зачастую очень нестандартной.

    Обычный автоответчик в любой почтовой программе предусматривает абсолютно одинаковый ответ всем пользователям. В принципе, это не так уж и удивительно — чаще всего, автоответчик используют для информирования получателей о том, что у владельца ящика нет полноценного доступа к почте, об отпуске и подобных довольно обыденных вещах. Одна причина — одинаковое письмо.

    Но что делать, если нужно автоматически отправлять разные письма — разным получателям? Или отправлять автоматические письма только определенным получателям? В качестве примера, могу привести довольно обычную просьбу от многих отправителей: «пожалуйста, подтвердите получение письма».

    Согласитесь, безумно неудобно каждый раз создавать ответ на письмо, добавлять текст типа «Спасибо, все получил» и отправлять его. Да, рассмотренная выше функция «Шаблоны ответов» может упростить задачу вдвое, но почему бы не автоматизировать эту схему на все 100%?

    Однако, как вы уже поняли, обойтись стандартным автоответчиком мы не можем — ведь не все отправители настаивают на подтверждении о получении и засорять чужой почтовый ящик своими бессмысленными письмами — это моветон.

    Для того, чтобы не портить себе карму, но и избавить себя от ненужной работы, мы воспользуемся связкой двух функций Gmail — «Шаблоны ответов» и«Фильтры».

    1. Создаем новый фильтр в Gmail

    Создаем новый фильтр в Gmail

    2. Настраиваем фильтр в Gmail

       

  • Добавляем адрес того отправителя, которому должны доставляться наши ответы.

  • Нажимаем кнопку «Пробный поиск» для проверки.

    1.  

    [Ad: Настраиваем фил...]

    3. Настраиваем условия фильтра

       

  • Отмечаем пункт «Отправить готовый ответ».

  • Выбираем нужный шаблон ответа.

  • Сохраняем фильтр.

  •  

Теперь, на все письма, которые будут приходить по указанному в настройке адресу, будет отправляться ответное письмо с тем текстом, который вы укажете. Например, приветствие, текст «Спасибо, письмо получено» и подпись.

Обратите внимание, в поле «От кого» можно вписывать не только конкретный адрес получателя, но и только доменное имя.

Например, вместо «user@your-company-name.com», можно ввести только «@your-company-name.com» и тогда на все письма от пользователей этого почтового домена, будет отправляться сообщение автоответчика.

А каким образом использовали бы эти возможности вы?

.

Счетчик тИЦ и PR Яндекс.Метрика Msn bot last visit powered by MyPagerank.NetYahoo bot last visit powered by MyPagerank.Net ping fast  my blog, website, or RSS feed for Free